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Kennen Sie das aus Ihrem Arbeitsalltag?

Ein Dienstleistungsunternehmen lebt von Terminen und Aufträgen: Besuche, Montagen, Wartungen, Beratungen. Kunden möchten schnell einen Termin – am liebsten ohne Anruf – und das Team muss wissen, wer wann wo arbeitet.

Liegen Termine in mehreren Kalendern und Absprachen in SMS und E-Mails, kommt es leicht zu Doppelbuchungen, vergessenen Aufträgen und Kunden, die nicht erscheinen.

  • Kunden rufen für einen Termin an, auch außerhalb der Geschäftszeiten
  • Termine stehen in mehreren Kalendern oder in einem Notizbuch
  • Kunden vergessen Termine und erscheinen nicht
  • Aufträge und Absprachen gehen in SMS und E-Mails verloren
  • Mitarbeiter vor Ort haben keine aktuellen Auftragsinformationen
  • Rechnungen und Protokolle werden nach dem Einsatz manuell erstellt

So läuft es heute – und so nach der Einführung

Heute

  • Der Kunde ruft für einen Termin an
  • Der Termin wird manuell in den Kalender eingetragen
  • Der Mitarbeiter erhält die Details per SMS
  • Die Rechnung wird später manuell erstellt

Nach der Einführung

  • Der Kunde bucht jederzeit online
  • Der Teamkalender aktualisiert sich selbst
  • Der Mitarbeiter hat den Auftrag in der App
  • Rechnungen und Erinnerungen gehen automatisch raus

So fließen die Daten

1
Kunde
Wählt online eine Leistung und einen freien Termin oder sendet eine Anfrage per Formular oder Chat.
2
Buchungen und Aufträge
Das System prüft die Verfügbarkeit des Teams, speichert den Auftrag und sendet eine Bestätigung.
3
Team
Sieht den Auftrag in Kalender und App – mit Adresse, Beschreibung und Kundenhistorie.
4
Durchführung
Der Mitarbeiter meldet den Auftrag als erledigt und fügt Fotos oder ein Protokoll hinzu, und der Kunde erhält eine Statusinfo.
5
Rechnung und Erinnerungen
Der Beleg geht ins Buchhaltungssystem, und der Kunde erhält eine Erinnerung an den nächsten Termin oder die nächste Wartung.

Woraus die Lösung besteht

Kunden wählen auf Ihrer Website Leistung, Mitarbeiter und freien Termin, und die Buchung landet sofort im Teamkalender – ohne Anrufe und Abtippen.

  • nur freie Termine, keine Doppelbuchungen,
  • Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS,
  • Online-Vorauszahlungen und Anzahlungen.

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Technologien

Womit wir unsere Lösungen bauen

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Häufige Fragen von Dienstleistungsunternehmen

Können Kunden selbst einen Termin buchen?

Ja. Sie sehen nur freie Termine für die gewählte Leistung und den gewählten Mitarbeiter und erhalten nach der Buchung eine Bestätigung per E-Mail oder SMS.

Erinnert das System Kunden an ihren Termin?

Ja. Erinnerungen gehen vor dem Termin automatisch raus, und der Kunde kann ihn bestätigen oder verschieben.

Können wir Vorauszahlungen annehmen?

Ja. Eine Buchung lässt sich mit einer Online-Zahlung verbinden, z. B. einer Anzahlung oder dem vollen Preis der Leistung.

Verbinden Sie das System mit unserem Kalender und unserer Rechnungsstellung?

Ja. Wir integrieren u. a. Google Kalender, Fakturownia und wFirma und prüfen andere Systeme auf Möglichkeiten zum Datenaustausch.

Reicht nicht eine fertige Buchungs-App?

Oft schon – und dann sagen wir Ihnen das auch. Ein eigenes System lohnt sich, wenn der Prozess ungewöhnlich ist: Außeneinsätze, mehrere Schritte, Protokolle oder Integrationen, die fertige Tools nicht unterstützen.

Muss alles auf einmal eingeführt werden?

Nein. Meist beginnen wir mit der Online-Terminbuchung und ergänzen App für das Team und Automatisierungen schrittweise.

Lösungen für andere Branchen

Beschreiben Sie Ihren Prozess – wir schlagen eine Lösung vor

Schreiben Sie uns, wie Sie heute Anfragen annehmen und Termine vereinbaren. Wir antworten mit einem Vorschlag für den ersten Schritt und einem Angebot.

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