Gdy BaseLinker ma przerwę w działaniu, sprzedawca widzi to od razu: zamówienia przestają spływać do panelu, stany magazynowe przestają się aktualizować, a etykiety nie chcą się drukować. Sprzedaż w sklepie i na marketplace'ach trwa jednak dalej, więc każda godzina bez synchronizacji to ryzyko sprzedania towaru, którego nie ma, i opóźnionych wysyłek.
Poniżej opisujemy, jak sprawdzić, czy to faktycznie awaria, co zrobić w pierwszej godzinie i jak przygotować sklep, żeby następna przerwa nie zatrzymała całej firmy. BaseLinker działa dziś pod marką Base, ale zasady są te same.
Skąd wiadomo, że to awaria BaseLinkera, a nie błąd u Ciebie
Zanim zaczniesz cokolwiek zmieniać, ustal, po czyjej stronie leży problem.
Sprawdź stronę statusu. Base publikuje bieżący stan systemu pod adresem status.base.com (stary adres status.baselinker.com przekierowuje w to samo miejsce). Znajdziesz tam zarówno informacje o przerwach, jak i komunikaty o zmianach w pojedynczych integracjach.
Zobacz, czy problem dotyczy wszystkiego. Jeśli nie działa jedno połączenie — tylko jeden kurier, jeden marketplace albo program do faktur — przyczyną częściej jest wygasły token, zmiana po stronie tego serwisu albo przekroczony limit zapytań niż awaria całego systemu.
Sprawdź, kiedy ostatnio coś zmieniano. Nowy moduł w sklepie, zmiana hasła, aktualizacja wtyczki albo wygaśnięcie klucza API potrafią dać dokładnie takie same objawy jak awaria.
Porównaj z innymi sprzedawcami. Przy większych przerwach informacje szybko pojawiają się na forach i w grupach sprzedawców.
Co zrobić w pierwszej godzinie
Nie zmieniaj konfiguracji. Przepinanie integracji i ponowne autoryzowanie kont w trakcie awarii zwykle tylko dokłada pracy po jej zakończeniu.
Zabezpiecz stany magazynowe. Jeśli synchronizacja stanów stoi, a sprzedajesz w kilku kanałach, czasowo obniż dostępność najszybciej rotujących produktów albo wstrzymaj najbardziej ryzykowne oferty.
Przejdź na obsługę ręczną tam, gdzie to konieczne. Zamówienia nie przepadają — nadal są w panelu sklepu i na kontach marketplace'ów. Można je stamtąd pobrać i nadać przesyłki bezpośrednio u przewoźnika.
Uprzedź klientów o opóźnieniu. Krótka wiadomość kosztuje mniej niż seria pytań i negatywnych ocen.
Zapisuj, co zostało zrobione ręcznie. Lista zamówień obsłużonych poza systemem pozwoli uniknąć podwójnych wysyłek i podwójnych faktur, gdy synchronizacja ruszy.
Co sprawdzić po przywróceniu działania
Koniec awarii to nie koniec pracy. Gdy system wraca, zaległe dane spływają naraz i wtedy najłatwiej o błędy.
Zamówienia: czy wszystkie z okresu przerwy trafiły do systemu i czy żadne się nie zdublowało.
Stany magazynowe: czy wartości w sklepie, na marketplace'ach i w programie magazynowym są zgodne.
Dokumenty sprzedaży: czy dla zamówień obsłużonych ręcznie wystawiły się faktury lub paragony — i czy nie wystawiły się dwa razy.
Automatyczne akcje: czy reguły (zmiany statusów, e-maile, nadawanie przesyłek) nie wykonały się hurtowo na zaległych zamówieniach.
Płatności i zwroty: czy statusy płatności zgadzają się z tym, co widać u operatora.
Jak przygotować sklep na kolejną awarię
Każda zewnętrzna usługa miewa przerwy, a integrator sprzedaży to jedno z najbardziej wrażliwych miejsc w e-commerce, bo przechodzi przez niego prawie wszystko. Ryzyka nie da się usunąć, ale da się je ograniczyć.
Spisz procedurę awaryjną
Wystarczy jedna strona: kto podejmuje decyzję, skąd pobieramy zamówienia, jak nadajemy paczki bez integratora, kiedy i jak informujemy klientów. Procedura, której nikt nie musi wymyślać w stresie, skraca przestój o godziny.
Ustal, które procesy są krytyczne
Zwykle są to dwa: aktualne stany magazynowe i przekazywanie zamówień do systemu, w którym wystawiasz dokumenty. Reszta — raporty, automatyczne wiadomości, synchronizacja opisów — może poczekać.
Nie opieraj wszystkiego na jednym połączeniu
Jeśli sklep, magazyn i fakturowanie komunikują się wyłącznie przez integrator, jego przerwa zatrzymuje wszystko naraz. Bezpośrednie połączenie sklepu z programem magazynowo-księgowym sprawia, że zamówienia ze sklepu i dokumenty działają niezależnie, a integrator obsługuje marketplace'y i kurierów. Więcej o takim połączeniu piszemy we wpisie Integracja sklepu internetowego z ERP.
Monitoruj przepływ zamówień
Prosty alert w rodzaju „od 30 minut w godzinach pracy nie wpłynęło żadne zamówienie” pozwala zareagować, zanim problem zauważy klient. To samo dotyczy stanów: jeśli ostatnia udana aktualizacja była kilka godzin temu, ktoś powinien dostać powiadomienie.
Zostaw zapas bezpieczeństwa
Niewielki bufor stanów na marketplace'ach ogranicza skutki opóźnionej synchronizacji. Kilka sztuk mniej w ofercie kosztuje mniej niż anulowane zamówienie.
Pilnuj tokenów i kluczy API
Część „awarii” to w rzeczywistości wygasłe lub unieważnione dane dostępowe po stronie zewnętrznego serwisu. Warto wiedzieć, kto w firmie za nie odpowiada, i śledzić komunikaty na stronie statusu.
Kiedy warto zmienić sposób integracji
Sygnałem jest sytuacja, w której przerwa w działaniu jednego narzędzia zatrzymuje sprzedaż, magazyn i księgowość jednocześnie — albo gdy po każdej przerwie zespół przez dzień prostuje dane. Wtedy warto rozdzielić odpowiedzialności i zadbać o to, żeby błędy wymiany danych były widoczne od razu.
W Appinet łączymy sklepy z BaseLinkerem oraz bezpośrednio z systemami takimi jak Subiekt, Wapro czy Comarch. Nasze integracje zapisują przebieg wymiany danych i ponawiają nieudane operacje, a po uruchomieniu monitorujemy ich działanie — tak, żeby nic nie ginęło po cichu. Szczegóły znajdziesz na stronie Integracje z systemami ERP.
Podsumowanie
Awaria integratora nie musi oznaczać dnia bez sprzedaży. Wystarczy umieć odróżnić awarię od błędu konfiguracji, mieć gotową procedurę ręcznej obsługi i nie opierać krytycznych procesów na jednym połączeniu.
Chcesz sprawdzić, jak Twój sklep zniesie przerwę w działaniu integratora? Napisz do nas — przeanalizujemy przepływ zamówień i zaproponujemy, co warto zabezpieczyć.